I costi nascosti della manutenzione reattiva e come evitarli

La manutenzione reattiva sembra più economica sui libri contabili perché non tiene conto di gran parte dei costi totali. Spesso non si tiene traccia della perdita di produzione, dei danni secondari, degli straordinari pagati, delle consegne urgenti dei ricambi e della riduzione della durata di vita delle risorse.

Tutti questi elementi fanno parte del vero costo nascosto della manutenzione reattiva. Si tratta di un punto cieco in cui i costi si accumulano rapidamente. Un rapporto ABB del 2023 ha rilevato che i fermi impianto costano alle aziende industriali 125.000 dollari all’ora [1].

I responsabili di stabilimento devono valutare il modo in cui le loro aziende effettuano la manutenzione delle attrezzature per evitare tali costi. Per un confronto tra i diversi tipi di strategie di manutenzione, consultare La guida completa alle strategie di manutenzione nell’automazione industriale.

Che cos'è la manutenzione reattiva?

La manutenzione reattiva consiste nell'intervento dei tecnici per effettuare riparazioni o sostituzioni dopo che un'apparecchiatura si è guastata. Ciò accade in genere quando un'azienda opera senza effettuare controlli periodici. Questo impedisce di valutare regolarmente le condizioni delle apparecchiature fino a quando non è troppo tardi e queste si guastano.

Perché la manutenzione reattiva continua a prevalere

L’implementazione di una strategia di manutenzione proattiva richiede un investimento iniziale per i sensori di monitoraggio delle condizioni e la formazione del personale. Il problema è che molte aziende hanno vincoli di capitale a breve termine. 

Far funzionare le attrezzature fino al guasto permette alle aziende di evitare i costi iniziali di manutenzione. Tuttavia, i costi di manutenzione sono oggi inferiori rispetto a quelli di riparazione o sostituzione completa delle attrezzature in un secondo momento. Questo ciclo reattivo non lascia tempo sufficiente per analizzare i dati relativi ai guasti o stabilire programmi di manutenzione preventiva. 

Senza una strategia di manutenzione ordinaria, i team trascorrono i propri turni rispondendo a guasti di emergenza. Non c’è tempo sufficiente per analizzare i dati relativi ai guasti o pianificare gli interventi. 

I dirigenti devono inoltre fare i conti con budget trimestrali ristretti e tendono a ridurre i costi di manutenzione per proteggere il flusso di cassa a breve termine. Questa combinazione di fattori causa un ciclo continuo di riparazioni e sostituzioni e mantiene le aziende intrappolate in una costosa manutenzione reattiva.

I costi visibili

I costi visibili sono le voci più evidenti nel libro contabile. Quando un motore si guasta, l’ufficio contabilità registra il costo del pezzo di ricambio. 

Viene inoltre registrata la tariffa oraria del tecnico per la riparazione. Gli interventi di emergenza sono meno strutturati. I tecnici individuano i guasti sotto pressione, cercano i manuali e raccolgono gli attrezzi mentre la linea di produzione rimane ferma.

I costi nascosti

Fermate impreviste e perdita di produzione

Quando un'apparecchiatura fondamentale smette di funzionare, tutti i dipendenti della linea di produzione devono attendere che venga riparata prima di poter ricevere la retribuzione. Questo fermo macchina non pianificato comporta spese generali e il pagamento degli stipendi in un momento in cui non viene prodotto alcun bene. 

Secondo Deloitte Research, pratiche di manutenzione inadeguate possono effettivamente ridurre la capacità produttiva complessiva di uno stabilimento in misura compresa tra il 5 e il 20% [2].

Danni secondari e guasti a catena

In assenza di manutenzione, i componenti sono più soggetti a rompersi e a danneggiare altri componenti. Ad esempio, quando un cuscinetto si usura e si grippata, può danneggiare anche l’alloggiamento del motore.

Un guasto minore a un componente può trasformarsi in una revisione meccanica più costosa. Con una manutenzione adeguata, i componenti non hanno la possibilità di rompersi e di danneggiare potenzialmente altri componenti, consentendovi di risparmiare sui costi di riparazione o sostituzione.

Incidenti di sicurezza ed esposizione normativa

La manutenzione in caso di guasti comporta rischi fisici e i tecnici lavorano spesso in contesti ad alta pressione per ripristinare la produzione. Potrebbero affrettare le procedure di isolamento o assumersi rischi che eviterebbero durante un fermo programmato. 

L’Health and Safety Executive (HSE) del Regno Unito ha segnalato 11 infortuni mortali sul lavoro nel 2024/25. Questo dato fa seguito a una media annuale di 17 decessi registrati nei cinque anni precedenti [3]. Una cultura della manutenzione reattiva aumenta i rischi per la sicurezza e la probabilità di incorrere in sanzioni normative.

Straordinari e logistica urgente

I guasti possono verificarsi in qualsiasi momento. Gli stabilimenti pagano quindi un supplemento per gli straordinari ai tecnici che effettuano riparazioni o sostituzioni al di fuori del normale orario di lavoro, qualora questi non siano già in turno. I team di approvvigionamento potrebbero inoltre dover pagare ingenti supplementi per la consegna urgente di ricambi di emergenza, qualora questi non fossero disponibili a magazzino.

Riduzione della durata di vita delle risorse

I guasti improvvisi possono causare danni irreversibili alle apparecchiature. I tecnici incaricati delle riparazioni di emergenza potrebbero non avere il tempo necessario per valutare adeguatamente l'entità complessiva del danno. Ciò può comportare che beni strumentali di grande valore subiscano un nuovo guasto e vengano ammortizzati prima di quanto previsto dal produttore originale.

Costi assicurativi e di conformità

Gli assicuratori valutano il profilo di rischio di una struttura al momento di proporre i premi assicurativi. Le strutture con guasti frequenti e una storia di manutenzione inadeguata pagano in genere premi più elevati. 

La norma ISO 55000 incoraggia le strutture a esaminare tutti i costi associati alle proprie attrezzature per l’intero ciclo di vita del bene. Ci sono molte sanzioni nascoste relative alla conformità che una struttura deve prendere in considerazione quando analizza il bilancio [4].

Come calcolare il costo reale della manutenzione reattiva

I cinque fattori riportati di seguito dovrebbero essere utilizzati per comprendere l’impatto finanziario complessivo di un guasto alle attrezzature:

• Manodopera diretta - La somma delle ore lavorative del personale interno e degli appaltatori, moltiplicata per le rispettive tariffe orarie
• Materiali diretti - Il costo totale dei pezzi di ricambio, più eventuali supplementi pagati per la spedizione urgente
• Perdita di produzione - La durata del fermo macchina moltiplicata per il potenziale di ricavo orario della linea interessata
• Costo degli operatori - Le retribuzioni corrisposte agli operatori mentre rimangono inattivi durante il processo di riparazione
• Spreco da riavvio - Il costo delle materie prime scartate durante la sequenza di riavvio e ricalibrazione della macchina

Misure concrete per la riduzione dei costi di manutenzione

Gran parte della riduzione dei costi di manutenzione deriva da cambiamenti organizzativi semplici e rigorosi. Secondo McKinsey, i programmi di manutenzione e affidabilità basati sul digitale possono ridurre i costi di manutenzione dal 18% al 25% [5].

I tre passaggi seguenti possono aiutarvi a individuare dove e come ridurre i costi di manutenzione del vostro impianto.

• Fase 1 - Identificate le attrezzature con le prestazioni peggiori. Accedete al sistema di gestione della manutenzione per individuare le cinque macchine che hanno causato il maggior numero di tempi di fermo negli ultimi sei mesi.
• Fase 2 -  Create un programma di manutenzione preventiva di base specifico esclusivamente per queste cinque macchine. Interventi di base quali la lubrificazione mensile, la regolazione della tensione delle cinghie di trasmissione e l’ispezione visiva consentiranno di individuare la maggior parte delle cause di guasto prima che si verifichino.
• Fase 3 - Assicurati che tutti i ricambi critici per le prime cinque macchine che costituiscono un collo di bottiglia siano sempre disponibili a magazzino. EU Automation funge da riserva esterna, fornendo componenti su richiesta e riducendo i tempi di riparazione senza aumentare i costi di stoccaggio.

Una volta stabilizzate queste basi operative, lo stabilimento potrà passare a sistemi più avanzati di monitoraggio delle condizioni e analisi dei dati.

Quando la manutenzione reattiva può essere la scelta giusta

Le apparecchiature con ricambi poco costosi che non incidono in modo significativo sulla produzione complessiva potrebbero prestarsi meglio alla manutenzione reattiva. Ad esempio, un ventilatore di estrazione di un magazzino o una pompa dell’acqua secondaria non giustificherebbero il costo dei sensori per il monitoraggio.

Far funzionare le apparecchiature fino al guasto può essere una strategia perfettamente razionale, purché venga applicata consapevolmente nell’ambito di un piano di manutenzione incentrata sull’affidabilità (RCM).

Conclusione

Ogni intervento di manutenzione reattiva distoglie i team dalla pianificazione della manutenzione preventiva e li tiene intrappolati in questo costoso circolo vizioso. 

Iniziate in piccolo, creando un programma di manutenzione preventiva per le poche macchine con le prestazioni peggiori. Date la priorità alle attrezzature che hanno il maggiore impatto sulla vostra linea di produzione e procedete lungo l’elenco. 

I guasti imprevisti sono comunque destinati a verificarsi. Tuttavia, si verificheranno meno spesso se i team effettuano una manutenzione regolare delle attrezzature. I problemi gravi e costosi potranno essere individuati prima e la produzione procederà in modo più fluido.

Per gli stabilimenti che devono far fronte agli elevati costi nascosti dei guasti imprevisti, EU Automation aiuta i team di ingegneri a reperire rapidamente i componenti. Ciò riduce al minimo i costi di approvvigionamento d’emergenza e riduce i tempi di fermo non pianificati sulle linee critiche.

Bibliografia

[1] Value of Reliability: ABB Survey Report 2023  

[2] Deloitte: Asset Optimization: Predictive Maintenance 

[3] HSE: Manufacturing statistics in Great Britain, 2025 

[4] ISO 55000:2014 Asset management — Overview, principles and terminology 

[5] McKinsey: Digitally enabled reliability: Beyond predictive maintenance