Los costes ocultos del mantenimiento reactivo y cómo evitarlos

El mantenimiento reactivo parece más barato en los libros de contabilidad porque no tiene en cuenta gran parte de los costes totales. A menudo no se contabilizan la pérdida de producción, los daños secundarios, las horas extras pagadas, la entrega urgente de piezas y la reducción de la vida útil de los activos.

Todo ello forma parte del verdadero coste oculto del mantenimiento reactivo. Se trata de un punto ciego en el que los costes se acumulan rápidamente. Un informe de ABB de 2023 reveló que las paradas de las instalaciones suponen un coste de 125 000 dólares por hora para las empresas industriales [1].

Los responsables de planta deben evaluar la forma en que sus empresas mantienen los equipos para evitar dichos costes. Para una comparación de los diferentes tipos de estrategias de mantenimiento, consulte La guía completa de estrategias de mantenimiento en la automatización industrial.

¿Qué es el mantenimiento reactivo?

El mantenimiento reactivo consiste en que los técnicos realicen reparaciones o sustituciones después de que un equipo haya fallado. Esto suele ocurrir cuando una empresa opera sin revisiones periódicas. Esto impide evaluar regularmente el estado de los equipos hasta que es demasiado tarde y estos fallan.

Por qué sigue predominando el mantenimiento reactivo

La implementación de una estrategia de mantenimiento proactivo requiere una inversión inicial para adquirir sensores de monitorización del estado de los equipos y formar al personal. El problema es que muchas empresas tienen limitaciones de capital a corto plazo.

Dejar que los equipos funcionen hasta que se averíen permite a las empresas evitar los costes iniciales de mantenimiento. Sin embargo, los costes de mantenimiento son ahora menores que los de reparar o sustituir por completo los equipos más adelante. Este ciclo reactivo no deja tiempo suficiente para analizar los datos de averías ni para establecer programas de mantenimiento preventivo.

Sin una estrategia de mantenimiento rutinario, los equipos dedican sus turnos a responder a averías de emergencia. No disponen de tiempo suficiente para analizar los datos de las averías ni para planificar intervenciones.

Los responsables también se enfrentan a presupuestos trimestrales ajustados y recortan los costes de mantenimiento para proteger el flujo de caja a corto plazo. Esta combinación de factores provoca un ciclo continuo de reparaciones y sustituciones y mantiene a las empresas atrapadas en un costoso mantenimiento reactivo.

Los costes visibles

Los costes visibles son las partidas evidentes que figuran en el libro mayor. Cuando falla un motor, el departamento de contabilidad registra el coste de la pieza de recambio.

También registran la tarifa por hora del técnico por la reparación. Los trabajos de emergencia están menos estructurados. Los técnicos identifican las averías bajo presión, buscan los manuales y reúnen las herramientas mientras la línea de producción permanece parada.

Los costes ocultos

Paradas imprevistas y pérdida de producción

Cuando un equipo esencial deja de funcionar, todos los empleados de la línea de producción deben esperar a que se repare dicho equipo antes de poder cobrar su salario. Este tiempo de inactividad no planificado genera gastos generales y costes salariales que se pagan sin que se esté fabricando ningún producto. 

Según Deloitte Research, unas prácticas de mantenimiento deficientes pueden reducir la capacidad productiva total de una planta entre un 5 % y un 20 % [2].

Daños secundarios y fallos en cadena

Sin mantenimiento, los componentes son más propensos a romperse y a dañar otros componentes. Por ejemplo, cuando un rodamiento se desgasta y se gripa, también puede dañar la carcasa del motor.

Un fallo menor en un componente puede acabar convirtiéndose en una reparación mecánica más costosa. Con un mantenimiento adecuado, los componentes no tienen oportunidad de romperse ni de dañar potencialmente a otros componentes, lo que te ahorra costes de reparación o sustitución.

Incidentes de seguridad y exposición a riesgos normativos

El mantenimiento de averías conlleva riesgos físicos y los técnicos suelen trabajar en entornos de gran presión para restablecer la producción. Es posible que se precipiten en los procedimientos de aislamiento o que asuman riesgos que evitarían durante una parada programada.

La Agencia de Salud y Seguridad del Reino Unido (HSE) registró 11 accidentes laborales mortales en 2024/25. Esta cifra se suma a una media anual de 17 fallecimientos durante los cinco años anteriores [3]. Una cultura de mantenimiento reactivo aumenta los riesgos de seguridad y la probabilidad de recibir sanciones normativas.

Horas extras y logística urgente

Las averías pueden producirse en cualquier momento. Y las plantas pagan recargos por horas extras a los ingenieros para que realicen reparaciones o sustituciones fuera del horario laboral habitual, si estos no se encuentran ya de turno. Los equipos de compras también pueden verse obligados a pagar elevadas primas por la entrega urgente de piezas de emergencia si no disponen de existencias.

Reducción de la vida útil de los activos

Las averías repentinas pueden causar daños irreversibles en los equipos. Es posible que los técnicos que realizan reparaciones de emergencia no dispongan del tiempo necesario para evaluar adecuadamente el alcance total de los daños. Esto puede dar lugar a que activos fijos de gran valor vuelvan a fallar y tengan que darse de baja antes de lo previsto por el fabricante original.

Costes de seguros y cumplimiento normativo

Las aseguradoras evalúan el perfil de riesgo de una instalación a la hora de ofrecer las primas de seguro. Las instalaciones con averías frecuentes y un historial de mantenimiento deficiente suelen pagar primas más elevadas.

La norma ISO 55000 anima a las instalaciones a examinar todos los costes asociados a sus equipos a lo largo de toda la vida útil del activo. Hay muchas sanciones ocultas por incumplimiento normativo que una instalación debe tener en cuenta al analizar su balance [4].

Cómo calcular el coste real del mantenimiento reactivo

Los cinco factores que se indican a continuación deben tenerse en cuenta para comprender el impacto financiero total de un fallo en los equipos:

• Mano de obra directa: la suma de las horas de personal interno y de subcontratistas multiplicada por sus respectivas tarifas por hora.
• Materiales directos: el coste total de las piezas de recambio más cualquier recargo pagado por el envío urgente.
• Pérdida de producción: la duración del tiempo de inactividad multiplicada por los ingresos potenciales por hora de la línea afectada.
• Coste de los operarios: los salarios pagados a los operarios mientras permanecen inactivos durante el proceso de reparación.
• Desperdicio por reinicio: el coste de las materias primas desechadas durante la secuencia de reinicio y recalibración de la máquina.

Medidas prácticas para reducir los costes de mantenimiento

Gran parte de la reducción de los costes de mantenimiento se consigue mediante cambios organizativos sencillos y disciplinados. McKinsey considera que los programas de mantenimiento y fiabilidad basados en la tecnología digital pueden reducir los costes de mantenimiento entre un 18 % y un 25 % [5].

Los tres pasos siguientes pueden ayudarte a determinar dónde y cómo reducir los costes de mantenimiento de tu planta.

• Paso 1: Identifique los equipos con peor rendimiento. Acceda al sistema de gestión de mantenimiento para determinar las cinco máquinas que han generado más tiempo de inactividad en los últimos seis meses.
• Paso 2: Cree un programa básico de mantenimiento preventivo específico solo para estas cinco máquinas. Tareas básicas como la lubricación mensual, la tensión de las correas de transmisión y la inspección visual permitirán detectar la mayoría de las causas de avería antes de que se produzcan.
• Paso 3: Asegúrese de que cualquier pieza de recambio crítica para las cinco máquinas que más cuellos de botella generan esté siempre disponible en el inventario. EU Automation actúa como reserva externa, suministrando componentes bajo demanda y reduciendo los tiempos de reparación sin aumentar los costes de almacenamiento.

Una vez que estas bases operativas sean sólidas, la planta podrá plantearse sistemas más avanzados de monitorización del estado y análisis de datos.

Cuándo el mantenimiento reactivo puede ser la opción adecuada

Los equipos con piezas de recambio económicas que no afectan de forma significativa a la producción general pueden ser más adecuados para el mantenimiento reactivo. Por ejemplo, un extractor de almacén o una bomba de agua secundaria no justificarían el coste de instalar sensores de vigilancia.

Dejar que los equipos funcionen hasta que se averíen puede ser una estrategia perfectamente racional, siempre y cuando se aplique de forma consciente como parte de un plan de mantenimiento centrado en la fiabilidad (RCM).

Conclusión

Cada tarea de mantenimiento reactivo aleja a los equipos de la planificación del mantenimiento preventivo y los mantiene atrapados en este costoso y conocido círculo vicioso.

Empieza poco a poco creando un programa de mantenimiento preventivo para las pocas máquinas con peor rendimiento. Da prioridad a los equipos que tienen mayor impacto en tu línea de producción y ve avanzando por la lista.

Las averías inesperadas seguirán produciéndose inevitablemente. Sin embargo, serán menos frecuentes cuando los equipos realicen un mantenimiento regular de los equipos. Los problemas graves y costosos se podrán detectar antes y la producción funcionará con mayor fluidez.

Para las instalaciones que se enfrentan a los elevados costes ocultos de las averías inesperadas, EU Automation ayuda a los equipos de ingeniería a adquirir componentes rápidamente. Esto minimiza los costes de adquisición de emergencia y reduce el tiempo de inactividad no planificado en las líneas críticas.

Referencias

[1] Value of Reliability: ABB Survey Report 2023  

[2] Deloitte: Asset Optimization: Predictive Maintenance 

[3] HSE: Manufacturing statistics in Great Britain, 2025 

[4] ISO 55000:2014 Asset management — Overview, principles and terminology 

[5] McKinsey: Digitally enabled reliability: Beyond predictive maintenance