Il lavoro da remoto può diventare la nuova normalità?

Un'indagine condotta nel 2015 da Virgin Media Business sui titolari di azienda prevedeva che entro il 2022 il 60% del personale d'ufficio avrebbe lavorato da casa.  Con la crisi globale di quest'anno, questa cifra è stata superata in anticipo rispetto alle previsioni. La maggior parte del personale d'ufficio ha iniziato a lavorare da casa per garantire la continuità operativa. Le nostre esperienze attuali sul lavoro da remoto potrebbero indicare che continueremo a superare questa previsione?

In questo articolo Alex Darby, direttore del personale pressoEU Automation, esamina i modi in cui le aziende possono sfruttare una nuova era del lavoro. 

Le aziende, soprattutto nei settori industriali, si focalizzano spesso su come rendere la produzione il più efficiente possibile.  Nel 2020 i manager di tutto il mondo hanno dovuto passare velocemente al lavoro da casa per mantenere la produttività durante la crisi globale. Alcune aziende hanno sperimentato il lavoro da remoto per la prima volta, mentre altre hanno esteso politiche di lavoro flessibile già esistenti. Cosa possiamo imparare da questa crisi e come possiamo applicare le lezioni apprese al nostro futuro ambiente di lavoro per incrementare al massimo l'efficienza del personale?

La vita da pendolare per recarsi in ufficio e svolgere un lavoro a tempo pieno non è adatta a tutti perché può comportare costi elevati, stress e spreco di tempo. Ora i dipendenti chiedono ai datori di lavoro una maggiore flessibilità, convinti che la riduzione di stress e spreco di tempo condurrà ad un maggior benessere e a risultati migliori. I lavoratori possono scegliere il loro orario in base alla produttività personale, sostituire le lunghe riunioni con videoconferenze più efficienti e ottenere un rapporto più equilibrato tra responsabilità personali e professionali.  

Implementazione

Poiché nel business la comunicazione è fondamentale, quando la recente pandemia ha indotto più persone a lavorare da casa, le aziende sono state costrette a trovare un modo per rimanere connesse. È aumentata la popolarità delle piattaforme di videoconferenza: Zoom, ad esempio, ha visto crescere il traffico giornaliero del 535% e ha fatto quotidianamente registrare 200 milioni di partecipanti a meeting nel mese di marzo 2020. Analogamente, gli utenti attivi tutti i giorni sulle app di comunicazione di Microsoft Teams sono aumentati dai 20 milioni a novembre 2019 fino ai 44 milioni di marzo 2020.

Lavorare da remoto nel lungo periodo è più facile in teoria che in pratica: non si tratta solo di scegliere una buona piattaforma di videoconferenza. Le aziende devono considerare in quali modi il loro personale possa accedere con efficacia e sicurezza ai contenuti da una molteplicità di ambienti. Ogni azienda avrà una configurazione diversa, ad esempio gli impiegati potrebbero usare un laptop aziendale o dispositivi personali. I datori di lavoro devono considerare l'ambiente più adeguato per il loro team. Ad esempio, potrebbero ospitare un server a cui gli impiegati accedono mediante una VPN, archiviare i dati utilizzando un ambiente cloud-based e accedere ai contenuti su piattaforme condivise come Google Drive o Microsoft Teams? 

Gli uffici diventeranno obsoleti?

Dato che aumentano le aziende che ricorrono al lavoro da remoto e diminuiscono i dipendenti presenti in ufficio a determinati orari, il datore di lavoro può ridurre le postazioni disponibili e lo spazio dell'ufficio.  Tuttavia le aziende non dovrebbero eliminare completamente gli spazi di lavoro. Il lavoro da remoto può migliorare la produttività ma gli impiegati devono anche essere consapevoli dell'importanza di uno spazio di lavoro condiviso.

Promuovere una cultura aziendale e sviluppare le relazioni possono essere compiti difficili da svolgere digitalmente. Le aziende devono prendere in considerazione i modi in cui adattare lo spazio di lavoro così da mantenere importanti relazioni e incoraggiare la comunicazione, la collaborazione e l'impegno. Aree più ampie per le riunioni, ad esempio, possono offrire lo spazio per i meeting aziendali, le sessioni di formazione e gli eventi a cui può partecipare l'intero team. 

Gli spazi flessibili possono assumere varie forme, ad esempio può trattarsi di spazi basati sull'attività che consentono agli impiegati di scegliere dove lavorare in funzione del compito da svolgere, di postazioni di lavoro non assegnate (hot desking) o in condivisione (co-working).

"Le persone iniziano a rendersi conto che abbiamo bisogno di dotarci di diversi tipi di infrastruttura perché non facciamo le stesse cose per tutto il giorno," ha spiegato Christina Candido, dottoressa di ricerca in ingegneria civile presso l'Università di Sidney. "In alcuni momenti della giornata abbiamo bisogno di uno spazio per concentrarci, mentre in altri momenti apprezziamo l'uscita con i colleghi. E ci sono volte in cui abbiamo bisogno di un momento per stare da soli.” Gli uffici devono trovare un buon compromesso tra queste esigenze del lavoratore.

Potrebbe funzionare anche in fabbrica?

Alcuni incarichi, soprattutto nel settore manifatturiero, devono essere completati fisicamente dal lavoratore mediante l'uso di macchinari che non possono lasciare la fabbrica. La necessità della presenza dei lavoratori umani significa che il settore è meno preparato di altri per accogliere il lavoro flessibile. 

Leesman, azienda specializzata nella valutazione degli spazi di lavoro, ha pubblicato un sondaggio condotto su oltre 700.000 impiegati di tutto il mondo in merito alla loro esperienza di lavoro svolto da casa. Il 53% dei 52.240 intervistati provenienti dal settore manifatturiero e ingegneristico non ha avuto alcuna esperienza di lavoro da remoto. Invece, il 52% degli intervistati di altri settori ha lavorato da casa regolarmente oppure ha avuto esperienze di lavoro da remoto. Allora è possibile per il settore manifatturiero adottare questa nuova modalità di lavoro?

Tecnologia flessibile

Anche se un operaio non può completare tutti i suoi compiti attraverso un servizio di videoconferenza, i responsabili degli stabilimenti possono investire in tecnologia per aumentare la flessibilità. La realtà virtuale (VR), ad esempio, consente ai team di aree aziendali o aree geografiche diverse di collaborare. I produttori potrebbero usare la VR per ospitare meeting, formare nuovi dipendenti utilizzando macchinari e strumenti virtuali o consentire la collaborazione su un progetto tra vari team situati in sedi diverse. 

Anche i dispositivi indossabili possono migliorare la collaborazione tra lavoratori della fabbrica e staff dirigenziale che potrebbe lavorare da casa. Ad esempio, gli impiegati possono accedere ai dati dai dispositivi indossati dal personale della fabbrica per visualizzare le operazioni da casa e garantire produttività e sicurezza del personale. Anche gli impiegati dello stabilimento possono utilizzare i dispositivi indossabili e la realtà aumentata (AR) per accedere immediatamente a dati o informazioni in tempo reale, come lo stato di manutenzione dei macchinari, in modo accurato e rapido.

Il luogo di lavoro del futuro non sarà uguale per tutti: alcuni ruoli richiedono ancora la presenza delle persone nello stabilimento o in altre strutture. Tuttavia riteniamo che tutte le aziende possano imparare dall'esperienza degli ultimi mesi in cui tutto il mondo ha lavorato da casa. Migliorare la flessibilità potrebbe essere la soluzione per migliorare la produttività.